Privacy

Versie 0.2.0-pilot · 5 oktober 2026. Hoe MijnCallFix omgaat met gegevens van bellers, chatters en klanten, en met aanvragen via deze website.

Deze verklaring gaat over drie situaties. Belt, chat of mailt u met een bedrijf dat MijnCallFix gebruikt, dan is dát bedrijf verwerkingsverantwoordelijke, en verwerkt mijncallfix.nl uw gegevens in zijn opdracht; daarover gaan de eerste delen hieronder. Gebruikt u deze website zelf — de chat, het demoformulier of gewoon een bezoek — dan is mijncallfix.nl verwerkingsverantwoordelijke; dat staat onder Deze website. Neemt uw bedrijf MijnCallFix af of logt u in op het dashboard, dan is mijncallfix.nl ook verwerkingsverantwoordelijke; dat staat onder Klanten en gebruikers van MijnCallFix.

Digitale assistent

Bellers spreken met een digitale assistent. Dat wordt aan het begin van elk gesprek duidelijk gezegd in de begroeting, en de assistent bevestigt dit wanneer ernaar wordt gevraagd. Meestal meldt de assistent daarna ook dat het gesprek wordt uitgeschreven ("Dit gesprek wordt uitgeschreven zodat wij u goed kunnen helpen."); het bedrijf kan die melding zelf uitzetten. Het uitschrijven en samenvatten gebeurt via OpenAI.

Welke gegevens worden verwerkt

Gespreksgegevens: telefoonnummer van de beller, gebeld nummer, tijdstip en duur. Met die gegevens telt MijnCallFix ook hoe vaak, hoe lang en hoeveel tegelijk een nummer belt, om de lijn van het bedrijf te beschermen tegen belrobots; boven een grens wordt een oproep niet aangenomen, en het bedrijf ziet dan uw nummer, zodat het u kan terugbellen.
Transcript: een tekstuele weergave van wat de beller en de assistent zeggen, nodig om het gesprek te voeren en samen te vatten.
Samenvatting en lead: naam, telefoonnummer, reden, urgentie en gewenst terugbelmoment, uitsluitend zoals door de beller opgegeven.
Websitechat: chat u op de website van een bedrijf dat MijnCallFix gebruikt, dan worden uw berichten, de pagina waarop u de chat opende (zonder wat er na een vraagteken of # in het adres staat) en wat u zelf achterlaat (zoals uw naam, telefoonnummer of e-mailadres) verwerkt om te antwoorden en uw vraag voor dat bedrijf klaar te zetten. Uw IP-adres telt, alleen in het geheugen van de server en uiterlijk tot anderhalf uur na middernacht van de dag waarop u de chat gebruikte, mee voor de grens op het aantal gesprekken en antwoorden per bezoeker. Uw browser bewaart alleen een gespreks-id en een sleutel in de sessieopslag, geen cookie.
Chatkanalen: stuurt u een bedrijf een bericht via WhatsApp, Messenger, Instagram of Telegram en heeft dat bedrijf dat kanaal gekoppeld, dan worden uw bericht, de kanaal-ID (bij WhatsApp uw telefoonnummer) en uw profielnaam verwerkt om te antwoorden. Het bericht komt binnen via het account van het bedrijf bij Meta of Telegram.
Audio: spraak wordt tijdens het gesprek verwerkt om te kunnen antwoorden, maar MijnCallFix slaat geen geluidsopnames op. Wat bewaard blijft is het transcript.
E-mail: namens het bedrijf kan MijnCallFix u e-mails sturen, zoals een bevestiging van uw aanvraag of afspraak, een herinnering, een offerte of een factuur. Van elke mail wordt 30 dagen bijgehouden aan wie, waarover en of hij is verstuurd of teruggekomen; de inhoud van een verstuurde mail wordt na verzending gewist. Een reviewverzoek, een herinnering aan uw aanvraag of een opvolging van een offerte bevat een afmeldlink. Meldt u zich af, dan geldt dat voor dat ene bedrijf en wordt alleen een versleutelde vingerafdruk (HMAC) van uw e-mailadres bewaard, niet het adres zelf; die blijft staan, ook als uw overige gegevens worden gewist, zodat u geen mail meer krijgt. Komt een mail die alleen aan u gericht was terug omdat uw adres niet bestaat, dan stuurt dat bedrijf er geen automatische mails meer naartoe; ook dat wordt alleen als versleutelde vingerafdruk bewaard.
Sms: alleen als het bedrijf dat zelf heeft aangezet (standaard staat het uit) kunt u na een telefonisch gemaakte afspraak een bevestiging per sms krijgen, via Twilio.
Offertes en facturen: maakt het bedrijf een offerte of factuur voor u, dan staan daarop uw naam, adres, e-mailadres en eventueel uw btw-nummer en referentie. MijnCallFix verstuurt die namens het bedrijf per e-mail, alleen als het bedrijf daar zelf opdracht voor geeft. Stuurt het bedrijf de offerte met een persoonlijke link, dan kunt u de offerte online bekijken en akkoord geven of afwijzen. Die pagina plaatst geen cookies, en het bedrijf krijgt geen bericht als u hem alleen opent. Vastgelegd wordt alleen uw antwoord: akkoord of afwijzing, het tijdstip, bij akkoord de naam die u intypt en bij afwijzing de reden als u die geeft. Dat hoort bij de offerte en wordt met de offerte bewaard en verwijderd.
Bekende bellers: alleen als het bedrijf dit heeft aangezet (standaard staat het uit), vergelijkt MijnCallFix uw nummer met de aanvragen van de laatste twaalf maanden. De assistent vraagt dan eerst "Spreek ik met …?" voordat hij uw naam gebruikt.

Verwerkers

MijnCallFix schakelt sub-verwerkers in: Twilio (telefonie), OpenAI (spraak en tekstbegrip), de e-mailprovider (Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace) · Ierland (EU); verwerking kan ook buiten de EU plaatsvinden) en de hostingpartij (STRATO AG · Duitsland (EU)), en afhankelijk van de koppelingen die het bedrijf zelf aanzet Google, Microsoft, Cal.com, Moneybird of e-Boekhouden. Koppelt het bedrijf een chatkanaal, dan lopen de berichten via zijn eigen account bij Meta (WhatsApp, Messenger, Instagram) of Telegram. Audio wordt in realtime verwerkt om het gesprek te kunnen voeren. Bij Twilio, OpenAI en de e-mailprovider kan verwerking buiten de EU plaatsvinden; daarvoor sluit de leverancier met hen de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Het bedrijf dat MijnCallFix afneemt ontvangt de actuele lijst met sub-verwerkers en de verwerkersovereenkomst van de leverancier.

Bewaartermijn

Het bedrijf kiest zelf een bewaartermijn van 7, 30, 90 of 365 dagen (standaard 90). Gesprekken, transcripten, chatgesprekken en notificaties ouder dan die termijn worden automatisch verwijderd. Transcripten kunnen ook handmatig eerder worden verwijderd.

Voor de bedrijfsadministratie geldt een tweede, langere termijn die het bedrijf eveneens zelf instelt (1 tot 5 jaar, standaard 2 jaar): leads, hun geschiedenis en afgeronde afspraken worden daarna automatisch verwijderd. Let op: de samenvatting van een gesprek staat ook in de lead, en volgt dus deze tweede termijn. Facturen en offertes vallen onder de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR): een definitieve factuur blijft tot 1 januari van het achtste jaar na het factuurjaar, ook als de aanvraag eerder verdwijnt; een offerte die nooit een factuur werd, wordt na de termijn van de aanvraag leeggemaakt en na zeven jaar verwijderd. Het logboek van verstuurde e-mails blijft 30 dagen staan.

Stopt het bedrijf met MijnCallFix, dan wordt alles van dat bedrijf verwijderd op de dertigste dag na het einde van de overeenkomst, om 04:00 Nederlandse tijd, ook de gegevens van bellers en klanten.

Dagelijkse reservekopieën van de database zijn alleen toegankelijk voor de beheerder van de server; een kopie die de server verlaat, wordt versleuteld bewaard. Reservekopieën worden na 14 dagen automatisch verwijderd; verwijderde gegevens verdwijnen daardoor uiterlijk 14 dagen na verwijdering ook uit de reservekopieën.

Scheiding van gegevens

Gegevens van ieder bedrijf zijn strikt gescheiden. Medewerkers van een bedrijf zien uitsluitend gesprekken, leads en instellingen van hun eigen organisatie.

Rechten van bellers

Bellers kunnen bij het bedrijf dat zij gebeld hebben inzage, correctie of verwijdering van hun gegevens vragen, en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het dashboard heeft daarvoor één knop: AVG-verzoek bij de lead verwijdert alles van die persoon in één keer — de lead, de gesprekken, de transcripten, de chatgesprekken en de afspraken. Het bedrijf ziet daarna precies wat er is verwijderd. Facturen en offertes worden niet met de lead verwijderd, omdat de fiscale bewaarplicht daarvoor voorgaat (art. 17 lid 3 AVG): van een offerte worden naam, adres en contactgegevens leeggemaakt, van een factuur het e-mailadres, het telefoonnummer en het adres waarnaar hij verstuurd is (naam en adres moeten op een factuur blijven staan). Een afmelding voor e-mail blijft als versleutelde vingerafdruk bestaan, zodat u ook daarna geen mail krijgt.

Daarnaast kan een lead, een gesprek, een transcript of een chatgesprek ook los worden verwijderd. Elke verwijdering wordt vastgelegd in het logboek van het bedrijf, zodat aantoonbaar is dat een verzoek is uitgevoerd.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (TLS), wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (argon2id), toegang is rolgebaseerd, tweefactorauthenticatie is per gebruiker beschikbaar (code per e-mail of authenticator-app), accounts worden tijdelijk vergrendeld na herhaald mislukte pogingen, integratiegeheimen worden versleuteld met AES-256-GCM en webhooks van de telefonieprovider worden geverifieerd.

Deze website: wij zijn verwerkingsverantwoordelijke

Voor de chat op deze website, het demoformulier en uw bezoek aan de site bepaalt mijncallfix.nl zelf waarvoor en hoe uw gegevens worden verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke: mijncallfix.nl
Vestigingsadres: Rustenburgerweg 69, 1703 RV Heerhugowaard
KvK-nummer: 96956291
Contact, ook voor privacy: support@mijncallfix.nl

Chat op deze website

Rechtsonder op deze website staat een chat met de digitale assistent van MijnCallFix; in de chat staat ook dat u met een digitale assistent chat. Zolang u de chat niet opent, wordt er niets verstuurd. Opent u hem, dan worden uw berichten, de pagina waarop u de chat opende (zonder wat er na een vraagteken of # in het adres staat), uw IP-adres en wat u zelf achterlaat (zoals uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer of e-mailadres) verwerkt om uw vraag te beantwoorden en, als u daarom vraagt, contact met u op te nemen. Uw IP-adres telt daarnaast, alleen in het geheugen van de server en uiterlijk tot anderhalf uur na middernacht van de dag waarop u de chat gebruikte, mee voor de grens op het aantal gesprekken en antwoorden per bezoeker, zodat één bezoeker de chat niet voor anderen kan blokkeren.

Grondslag. Uw vraag beantwoorden doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om vragen over ons product te beantwoorden van wie daar zelf een chat voor opent (art. 6 lid 1 onder f AVG). Vraagt u om een demo of om contact, dan is de grondslag uw eigen verzoek, voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG). De grens per bezoeker berust op ons gerechtvaardigd belang om de chat voor iedereen bereikbaar en de kosten beheersbaar te houden (art. 6 lid 1 onder f AVG).

De antwoorden worden gemaakt met OpenAI, dat daarbij optreedt als verwerker. Laat u contactgegevens achter, dan wordt daar een aanvraag van gemaakt, en gaat een samenvatting per e-mail naar onze verkoopmailbox. Uw browser bewaart voor het gesprek alleen een gespreks-id en een sleutel in de sessieopslag, geen cookie; die verdwijnen als u het tabblad sluit.

Demo- en prijsaanvragen

Vraagt u via het formulier op deze website een demo of een prijsopgave aan, dan verwerken wij uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, uw eventuele toelichting en de pagina waarop u het formulier invulde, met één doel: contact met u opnemen over die aanvraag. De grondslag is uw eigen verzoek, voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG).

De aanvraag wordt opgeslagen en per e-mail doorgestuurd naar onze verkoopmailbox; u krijgt zelf een ontvangstbevestiging per e-mail. Zodat niemand via dit formulier andermans mailbox kan volsturen, gaan er hoogstens twee bevestigingen per dag naar hetzelfde adres, en bij ongewoon veel aanvragen in een uur tijdelijk geen mail; uw aanvraag wordt dan wel bewaard en opgepakt. Uw IP-adres gebruiken wij alleen om misbruik van het formulier te beperken; het wordt niet bij de aanvraag bewaard. Die grenzen berusten op ons gerechtvaardigd belang om misbruik van het formulier te voorkomen (art. 6 lid 1 onder f AVG).

Bezoek aan deze website

Bij elk bezoek houdt onze webserver een toegangslogboek bij: uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina (zonder wat er na een vraagteken in het adres staat), het antwoord van de server en het type browser. Dat gebruiken wij alleen om storingen en misbruik te kunnen onderzoeken, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website (art. 6 lid 1 onder f AVG). Het logboek wordt niet aan een gesprek of aanvraag gekoppeld. De openbare pagina's plaatsen geen cookies en gebruiken geen analyse- of advertentiediensten; lettertypen en afbeeldingen komen van deze server zelf. Alleen wie inlogt op het dashboard krijgt een sessiecookie, dat nodig is om ingelogd te blijven.

De site en het dashboard bewaren in uw browser alleen wat technisch nodig is: na het inloggen een sessiecookie, voor de chat een gespreks-id en een sleutel in de sessieopslag, en twee technische aantekeningen voor de werking van de site (of de omgeving in demostand draait, en na een update dat een pagina al eens opnieuw is geladen). Er worden geen tracking- of analysecookies geplaatst.

Wie de gegevens ontvangen

OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C., Verenigde Staten): maakt de antwoorden in de chat, als verwerker.
De e-mailprovider (Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace) · Ierland (EU); verwerking kan ook buiten de EU plaatsvinden): verstuurt de ontvangstbevestiging en de mails naar onze verkoopmailbox.
De hostingpartij (STRATO AG · Duitsland (EU)): de server waarop deze website, de chat, de aanvragen en het toegangslogboek staan.
De medewerkers van mijncallfix.nl die aanvragen opvolgen.

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden.

Doorgifte buiten de EU

OpenAI verwerkt de chat in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte sluit mijncallfix.nl de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met OpenAI (art. 46 lid 2 onder c AVG). Stand van zaken: nog niet vastgelegd. Een kopie van die bepalingen kunt u opvragen via het adres hierboven. Ook de e-mailprovider (Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace) · Ierland (EU); verwerking kan ook buiten de EU plaatsvinden), die de bevestigingsmails verstuurt, kan gegevens buiten de EU verwerken; ook daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, als onderdeel van de verwerkersvoorwaarden van die partij.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Chatgesprekken op deze website: volgens de bewaartermijn van onze eigen omgeving, standaard 90 dagen.
Een aanvraag uit de chat (als u contactgegevens achterlaat): volgens de termijn voor leads van onze eigen omgeving, standaard twee jaar.
Uw IP-adres voor de grens per bezoeker: alleen in het geheugen, uiterlijk tot anderhalf uur na middernacht van de dag waarop u de chat gebruikte.
Een demo- of prijsaanvraag: zolang hij in behandeling is. Is hij afgerond — u bent klant geworden of het is er niet van gekomen — dan wordt hij een jaar na de laatste wijziging automatisch verwijderd. In ons logboek blijft een regel staan dat de aanvraag binnenkwam, met uw e-mailadres en bedrijfsnaam; die regel verdwijnt na een jaar.
Het logboek van verstuurde e-mails: 30 dagen, zonder de tekst van de mail.
De mail in onze verkoopmailbox: staat buiten MijnCallFix en valt niet onder de automatische verwijdering hierboven. Vraagt u om verwijdering, dan verwijderen wij hem ook daar.
Het toegangslogboek van de webserver: de server houdt daarvoor een vaste ruimte aan; is die vol, dan wordt het oudste deel automatisch overschreven. Er is geen vaste termijn in dagen: bij weinig verkeer blijft een regel langer staan dan bij veel verkeer.
Reservekopieën: wat hierboven wordt verwijderd, verdwijnt uiterlijk 14 dagen later ook uit de dagelijkse reservekopieën van de database (zie Bewaartermijn).

Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage in uw gegevens, om correctie, om verwijdering en om beperking van de verwerking. Voor wat u zelf in het demoformulier of de chat heeft ingevuld kunt u ook een kopie in een gangbaar bestandsformaat vragen (overdraagbaarheid). Tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken; dan stoppen wij daarmee, tenzij er een zwaarwegende reden is om door te gaan die wij u dan uitleggen. Mail daarvoor naar support@mijncallfix.nl; u krijgt binnen een maand antwoord. Wilt u een aanvraag intrekken, mail dan naar hetzelfde adres.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Moet u gegevens geven?

Nee. De chat kunt u gebruiken zonder uw naam of contactgegevens te geven. Het demoformulier vraagt naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres, omdat wij u anders niet kunnen bereiken over uw aanvraag; zonder die gegevens kunt u het formulier niet versturen. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die u in aanmerkelijke mate treft (art. 22 AVG): de assistent in de chat beantwoordt vragen, maar beslist niets over u.

Klanten en gebruikers van MijnCallFix

Neemt uw bedrijf MijnCallFix af, of logt u in op het dashboard, dan verwerkt mijncallfix.nl als verwerkingsverantwoordelijke de gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren en het dashboard veilig te houden. Contact: support@mijncallfix.nl.

Contactpersonen van een klant: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer, en de factuurgegevens van het bedrijf.
Gebruikers van het dashboard: naam, e-mailadres, rol, inloggegevens (het wachtwoord alleen als hash, en de instelling van een tweede factor), het moment van de laatste geslaagde inlog, en een auditlogboek van wijzigingen en beveiligingsgebeurtenissen, zoals mislukte inlogpogingen met het IP-adres.

Grondslag. Wat nodig is om de overeenkomst uit te voeren en u toegang te geven tot het dashboard: art. 6 lid 1 onder b AVG. Facturen en de gegevens daarop bewaren wij omdat de fiscale bewaarplicht dat eist: art. 6 lid 1 onder c AVG. Het auditlogboek en de beveiliging van het inloggen berusten op ons gerechtvaardigd belang om het dashboard en de gegevens van klanten te beveiligen: art. 6 lid 1 onder f AVG.

Bewaartermijnen.

Factuurgegevens: zeven jaar (art. 52 AWR).
Het auditlogboek: 365 dagen; de regels van uw organisatie gaan eerder weg als uw organisatie wordt verwijderd.
Overige accountgegevens: tot de dertigste dag na het einde van de overeenkomst, om 04:00 Nederlandse tijd. Dan worden uw organisatie en de accounts van haar gebruikers verwijderd; een account dat ook bij een andere organisatie hoort, blijft voor die organisatie bestaan. Vraagt u zelf om verwijdering van uw organisatie, dan gebeurt dat na een bedenktermijn van veertien dagen.

Ontvangers zijn de hostingpartij en de e-mailprovider hierboven, als verwerkers. Uw rechten zijn dezelfde als onder Uw rechten hierboven.

Contact

Vragen over privacy? Mail support@mijncallfix.nl — hetzelfde adres als in de algemene voorwaarden.

Eén ding om te weten voordat u mailt: gaat uw vraag over een gesprek dat u gevoerd heeft met een bedrijf dat MijnCallFix gebruikt, dan is dát bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en kunt u het beste hen benaderen. Zij kunnen uw gegevens ook zelf verwijderen. Gaat uw vraag over MijnCallFix of over de leverancier zelf, dan bent u bij bovenstaand adres aan het juiste adres. Weet u het niet zeker? Mail het ons gerust; dan verwijzen wij u door.